Entwicklung von Handlungsempfehlungen zum Einsatz von KI-Tools in der internen Kommunikation anhand einer Online-Umfrage auf Basis der Cognitive Authority Theorie und des Uses-and-Gratification-Ansatzes

Abstract

Als Expert*innenagentur für interne Kommunikation und Change-Prozesse analysiert Montua Partner Communications stetig innovative Kommunikationslösungen für ihre Kund*innen. Infolge des digitalen Wandels ist es essenziell, neue Trends in der Kommunikationswissenschaft in Bezug zu den Ansprüchen verschiedener Nutzer*innengruppen zu untersuchen. Auf diesem Ansatz basierend ist die vorliegende Studie zum Thema künstliche Intelligenz in der internen Kommunikation konzipiert, durchgeführt, analysiert und entsprechende Handlungsempfehlungen abgeleitet. Die Studie basiert auf der Betrachtung der Cognitive Authority Theorie zur Akzeptanzbewertung und den vier Bedürfnisdimensionen des Uses-and-Gratification-Ansatzes zur Relevanzbeurteilung. Für die primäre Datengewinnung wurde die Erhebungsmethode der Online-Befragung ausgewählt und durchgeführt.

Die Forschungsstudie zeigt eine aktuell geringe Nutzung von KI-Tools für die interne Kommunikation innerhalb der Stichprobe im Arbeitskontext. Für die Bewertung der Cognitive Authority lässt sich über alle Facetten (zuverlässig, glaubwürdig, vertrauenswürdig, offiziell und verbindlich) hinweg eine, im eher zustimmenden Bereich liegende, Bewertung und entsprechende Zustimmung für die Akzeptanz feststellen. Die Analyse des Uses-and-Gratification-Ansatzes verdeutlicht, dass durch die Nutzung von KI-Tools an erster Stelle ein Mehrwert durch Arbeitserleichterung gegeben ist. Risiken werden von den Befragten hauptsächlich in den Themenfeldern Datenschutz/-missbrauch sowie Fehlinterpretation und Falschinformation gesehen. Die Forschungsstudie kommt zusammenfassend zu dem Ergebnis, dass es individuell angepasste Strategien seitens der Unternehmen zur Implementierung und ganzheitlichen Nutzung von KI-Tools für die interne Kommunikation bedarf. So kann ein zielführender Nutzen im Einsatz von KI-Tools für die interne Kommunikation entstehen, der signifikante Mehrwerte bringt.

As an expert agency for internal communication and change processes, MontuaPartner Communications is constantly analyzing innovative communication solutions for their clients. Because of the digital transformation, it is essential to examine new trends in communication science in relation to the demands of different user groups. Based on this approach, this study on the topic of artificial intelligence in internal communication was designed, conducted, analyzed and corresponding recommendations for action were derived. The study is based on the consideration of the Cognitive Authority Theory for the acceptance evaluation and the four need dimensions of the Uses-and-Gratification-Approach for the relevance evaluation. For the primary data collection, the online survey method was selected.

The research study shows a current low usage of AI tools for internal communication in the work context among the surveyed. Looking at the Cognitive Authority a rather approving than disapproving attitude regarding all facets (trustworthy, credible, reliable, authoritative and official) was elucidated. According to this a general acceptance was identified. The analysis of the Uses-and- Gratification-Approach highlights that the use of AI tools primarily adds value by making work easier. However, risks are mainly seen in the areas of data protection/-misuse and misinterpretation and misinformation. In summary, the research study comes to the conclusion that companies need individually adapted strategies for the implementation and holistic use of AI tools in internal communication. In this way, a target-oriented benefit can arise from the use of AI tools with great potential for overall improvements in internal communication.