Nutzungsverhalten digitaler Dokumentenbibliotheken am Arbeitsplatz – eine Interviewstudie im Kontext des Wissensmanagements

Abstract

Hintergrund: Die erfolgreiche Implementierung von digitalen Wissensmanagementsystemen kann einen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen bedeuten. Jedoch hängt der Erfolg dieser Systeme nicht allein an ihrer technischen Verfügbarkeit, sondern von ihrer Akzeptanz, Benutzerfreundlichkeit sowie von organisationalen und sozialen Rahmenbedingungen. abzuleiten Die ias Aktiengesellschaft hat die Microsoft SharePoint Anwendungen „Arbeitswissen Suche“ und „Fachbörse“ in ihren Unternehmensstrukturen fest implementier. Zielsetzung: Ziel der Arbeit ist es, förderliche und hemmende Faktoren der Nutzung zu identifizieren und praxisnahe Maßnahmen zur Optimierung abzuleiten. Methode: Methodisch basiert die Untersuchung auf einem qualitativen Forschungsdesign. Es wurden problemzentrierte, leitfadengestützte Interviews mit Mitarbeitenden der Abteilung Arbeitssicherheit, Team Nord der ias Aktiengesellschaft durchgeführt und mithilfe der qualitativen Inhaltsanalyse nach Mayring ausgewertet. Ergebnisse: Die Ergebnisse zeigen deutliche Unterschiede zwischen den beiden Anwendungen. Die „Arbeitswissen Suche“ wird überwiegend regelmäßig genutzt und als arbeitsrelevant, zeitsparend und effizient wahrgenommen. Trotz Defiziten in der Benutzerfreundlichkeit, insbesondere hinsichtlich Suchlogik, Trefferqualität und Übersichtlichkeit, bleibt ihre Nutzung aufgrund des hohen wahrgenommenen Nutzens stabil. Die „Fachbörse“ wird hingegen nur selten genutzt. Als zentrale Barrieren zeigen sich Zeitmangel, komplexe Upload- und Pflegeprozesse, unklare Zuständigkeiten sowie eine geringe unmittelbare Nutzensichtbarkeit. Der Wissenstransfer erfolgt in der Praxis überwiegend informell über direkte Kommunikation statt über die systemgestützte Wissensbereitstellung. Schlussfolgerungen: Die Arbeit kommt zu dem Ergebnis, dass eine nachhaltige Optimierung der Nutzung und Akzeptanz nur durch ein Zusammenspiel technologischer, organisationaler und personenbezogener Maßnahmen erreicht werden kann. Während für die „Arbeitswissen Suche“ vor allem technische Weiterentwicklungen sinnvoll erscheinen, benötigt die „Fachbörse“ insbesondere eine stärkere organisationale Verankerung, klare Zuständigkeiten, reservierte Zeitressourcen und standardisierte Schulungskonzepte.